1. Administrator danych i tożsamość Operatora

Platforma PlanFizjo (https://planfizjo.pl) jest zaprojektowana, należy do i jest prowadzona przez:

• Operator: Karolina Gasecka, prowadząca działalność pod nazwą handlową Karolina Gasecka Digital Studio
• Siedziba: Kanton Zurych, Szwajcaria
• E-mail kontaktowy: kontakt@planfizjo.pl

W zakresie ogólnego przeglądania strony internetowej, rejestracji głównego konta gabinetu, zapytań do wsparcia technicznego oraz bezpośredniego marketingu B2B Operator działa jako Administrator Danych w rozumieniu szwajcarskiej Federalnej Ustawy o Ochronie Danych (nFADP) oraz unijnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO).

2. Rozróżnienie ról: Administrator i Podmiot Przetwarzający

Dla zachowania przejrzystości prawnej i operacyjnej:

• Gdy działamy jako Administrator Danych: Gromadzimy dane osobowe właścicieli gabinetów i administratorów dokonujących zakupu w celu zakładania kont, weryfikacji tożsamości, wsparcia technicznego, bezpieczeństwa platformy oraz administracji biznesowej, a także dane osób odwiedzających naszą stronę internetową i kontaktujących się z nami.
• Gdy działamy jako Podmiot Przetwarzający: Wszystkie dane operacyjne gabinetu wprowadzane do aplikacji PlanFizjo przez naszych Klientów — w tym imiona i nazwiska pacjentów, terminy wizyt, wewnętrzne notatki tekstowe, a także konta i dane logowania użytkowników utworzonych przez administratora gabinetu — przetwarzamy wyłącznie jako Podmiot Przetwarzający w imieniu Klienta (Administratora Danych). Przetwarzanie to podlega wyłącznie zintegrowanej Umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA).

3. Agent Rozliczeniowy i dane płatnicze (Paddle)

Sprzedaż licencji na oprogramowanie, obsługa płatności kartą, cykliczne rozliczenia subskrypcji oraz rozliczenia podatkowe transakcji są prowadzone w imieniu Operatora przez autoryzowanego Agenta Rozliczeniowego (Merchant of Record): Paddle.com Market Limited (Wielka Brytania) wraz ze spółkami z grupy Paddle.

Gdy wykupujesz subskrypcję PlanFizjo:

• Paddle działa jako bezpośredni sprzedawca i zbiera Twoje dane płatnicze, adres rozliczeniowy, numery identyfikacji podatkowej oraz dane kontaktowe w celu realizacji zamówienia i zapewnienia zgodności podatkowej. W tym zakresie Paddle jest odrębnym administratorem danych.
• Operator nigdy nie widzi, nie przechowuje ani nie przetwarza pełnych danych kart płatniczych, danych dostępowych do rachunków bankowych ani kodów zabezpieczających kart na serwerach PlanFizjo.
• Operator otrzymuje od Paddle dane niezbędne do wykonania umowy i uruchomienia instancji, w szczególności nazwę gabinetu, adres e-mail, adres rozliczeniowy oraz numer VAT.

Pełne informacje o tym, jak Paddle przetwarza i chroni Twoje dane finansowe, znajdziesz w Polityce prywatności Paddle.

4. Jakie dane osobowe gromadzimy i w jaki sposób

Gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe w następujących kategoriach:

A. Rejestracja konta i dane głównego administratora

• Zakres danych: imię i nazwisko właściciela/administratora gabinetu, służbowy adres e-mail, nazwa gabinetu, adres i kraj oraz numer VAT — przekazywane podczas zakupu subskrypcji (za pośrednictwem Paddle) lub w zgłoszeniach do wsparcia.
• Cel: weryfikacja tożsamości B2B, uruchomienie wyizolowanych instancji aplikacji, przesłanie początkowych danych logowania administratora oraz obsługa zgłoszeń technicznych.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO / nFADP).

B. Kontakt i korzystanie ze strony internetowej

• Zakres danych: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść wiadomości przesłane przez formularz kontaktowy; adres IP i dane techniczne przeglądarki przetwarzane przy ładowaniu strony; preferowany język zapisany lokalnie w Twojej przeglądarce (localStorage), który nie jest przesyłany do nas.
• Cel: odpowiedź na Twoje zapytanie, prezentacja oferty, zapewnienie prawidłowego i bezpiecznego działania strony.
• Podstawa prawna: działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO / nFADP).

C. Dane techniczne i logi bezpieczeństwa systemu

• Zakres danych: adresy IP, typy przeglądarek, systemy operacyjne urządzeń, znaczniki czasu sesji oraz tokeny logów uwierzytelniania generowane podczas korzystania z systemu.
• Cel: monitorowanie dostępności usługi, egzekwowanie bezpieczeństwa aplikacji, zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi do kont oraz diagnozowanie problemów infrastrukturalnych.
• Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO / nFADP) w ochronie integralności systemu i utrzymaniu docelowych parametrów dostępności infrastruktury.

D. Dane użytkowników gabinetu

Imiona i nazwiska, służbowe adresy e-mail oraz przypisane role (np. recepcjonista, fizjoterapeuta) użytkowników tworzonych przez administratora gabinetu służą do zarządzania uprawnieniami w przestrzeni roboczej i uwierzytelniania logowań. Dane te przetwarzamy jako Podmiot Przetwarzający w imieniu Klienta, na podstawie DPA (patrz sekcja 2) — to Klient jest ich administratorem.

5. Podmioty przetwarzające i infrastruktura danych

Podstawowa infrastruktura chmurowa i bazy danych aplikacji PlanFizjo są hostowane w bezpiecznych, klasy korporacyjnej centrach danych zlokalizowanych w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Korzystamy z następujących dostawców:

Jeżeli dane są przekazywane poza EOG lub Szwajcarię, odbywa się to na podstawie decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony (np. ramy EU–US Data Privacy Framework oraz Swiss–US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych — w zależności od dostawcy.

Podmioty przetwarzające dane powierzone nam przez Klientów w aplikacji są wymienione w DPA, które określa także procedurę zmian tej listy.

6. Techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa (TOMs)

Operator stosuje wielowarstwowe środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych zarządzanych w systemie:

• Szyfrowanie w transmisji: cały ruch pomiędzy przeglądarką, bramami API i infrastrukturą chmurową jest szyfrowany protokołem Transport Layer Security (TLS 1.3).
• Szyfrowanie w spoczynku i szyfrowanie na poziomie aplikacji (ALE): bloki bazy danych są szyfrowane algorytmem AES-256. Pola zawierające dane identyfikacyjne — w tym imiona i nazwiska pacjentów oraz personelu i wewnętrzne notatki operacyjne — podlegają niezależnemu szyfrowaniu na poziomie aplikacji (ALE) z użyciem kluczy przypisanych do każdego tenanta, jeszcze przed zapisem do trwałej pamięci.
• Logiczna izolacja: instancje Klientów są logicznie odizolowane w dedykowanych schematach bazy danych (Plan Hotel) lub w pełni niezależnych, dedykowanych wdrożeniach bazy danych (Plan Dom).

Szczegółowy opis środków znajduje się w sekcji 6 DPA.

7. Okres przechowywania i usuwanie danych

• Aktywne konta: dane konta przechowujemy tak długo, jak długo Twoja subskrypcja pozostaje aktywna. Logi techniczne przechowujemy przez 30 dni.
• Wizyty i ich historia: wizyty są usuwane po 18 miesiącach od ich daty, historia usuniętych wizyt po 60 dniach od usunięcia, a historia zmian wizyt po 60 dniach od daty wizyty. Szczegóły znajdziesz w sekcji 11 DPA.
• Po zakończeniu umowy: po anulowaniu konta lub wygaśnięciu subskrypcji dane Twojej przestrzeni roboczej wchodzą w 30-dniowe okno eksportu. Po upływie tego okresu wszystkie wiersze bazy danych, profile użytkowników i powiązane rekordy operacyjne są trwale usuwane i nadpisywane na aktywnych serwerach, a z kopii zapasowych znikają wraz z ich wygaśnięciem, zgodnie z sekcjami 10 i 11 DPA.
• Zapytania przez formularz kontaktowy: przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne do obsługi Twojego zapytania i ewentualnej dalszej korespondencji.
• Ustawowe dokumenty księgowe: podstawowe dokumenty księgowe, faktury podatkowe wystawiane przez Paddle oraz oficjalną korespondencję przechowujemy do dziesięciu (10) lat zgodnie ze szwajcarskimi przepisami o obowiązku przechowywania dokumentacji.

8. Twoje prawa w zakresie ochrony danych

Na podstawie szwajcarskiej ustawy nFADP oraz RODO przysługują Ci następujące prawa dotyczące danych osobowych przetwarzanych przez nas jako Administratora:

• Prawo dostępu: żądanie potwierdzenia przetwarzania i kopii danych osobowych, które o Tobie posiadamy.
• Prawo do sprostowania: żądanie poprawienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”): żądanie trwałego usunięcia danych konta, o ile przepisy prawa nie nakazują ich przechowywania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania i sprzeciwu: sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
• Prawo do przenoszenia danych: żądanie uporządkowanego, nadającego się do odczytu maszynowego eksportu danych administracyjnych Twojego konta.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prześlij pisemne żądanie na adres kontakt@planfizjo.pl.

Jeżeli jesteś pacjentem i chcesz skorzystać z praw dotyczących wpisów w harmonogramie przechowywanych w koncie konkretnego gabinetu, skontaktuj się bezpośrednio z tym gabinetem (jako Administratorem Danych). Zgodnie z sekcją 8 DPA Operator przekazuje bezpośrednie zapytania pacjentów właściwemu administratorowi gabinetu w ciągu 48 godzin.

Przysługuje Ci również ustawowe prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego:

• Szwajcaria: Federalny Inspektor Ochrony Danych i Informacji (FDPIC / EDÖB).
• Unia Europejska / Polska: Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

9. Zmiany niniejszej Polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności w związku z ulepszeniami technicznymi platformy, zmianami podmiotów przetwarzających lub zmianami przepisów. O istotnych zmianach poinformujemy administratorów zarejestrowanych kont za pośrednictwem powiadomień w platformie lub e-mailem, co najmniej trzydzieści (30) dni przed ich wejściem w życie.

10. Kontakt

W sprawie pytań dotyczących prywatności, ochrony danych lub żądań związanych z niniejszą Polityką prywatności prosimy o kontakt:

Karolina Gasecka Digital Studio
Do wiadomości: Ochrona Danych
Kanton Zurych, Szwajcaria
E-mail: kontakt@planfizjo.pl

1. Data Controller & Operator Identity

The platform PlanFizjo (https://planfizjo.pl) is engineered, owned, and operated by:

• Operator: Karolina Gasecka, trading as Karolina Gasecka Digital Studio
• Location: Canton of Zürich, Switzerland
• Contact email: kontakt@planfizjo.pl

For general website browsing, clinic master account registration, technical support inquiries, and direct B2B marketing, the Operator acts as the Data Controller under the Swiss Federal Act on Data Protection (nFADP) and the EU General Data Protection Regulation (GDPR).

2. Distinction Between Controller and Processor Roles

To maintain clear legal and operational transparency:

• When we act as Data Controller: We collect and manage personal data regarding clinic owners and purchasing administrators for account provisioning, identity verification, technical support, platform security, and business administration, as well as data of people who visit our website and contact us.
• When we act as Data Processor: All operational clinic data entered into the PlanFizjo application by our Clients — including patient names, appointment time slots, internal staff text notes, and the user accounts and login credentials created by the clinic's administrator — is processed by us strictly as a Data Processor on behalf of the Client (the Data Controller). These operations are governed exclusively by our integrated Data Processing Addendum (DPA).

3. Merchant of Record & Payment Data (Paddle)

All software license sales, card payment processing, recurring subscription billings, and transactional tax reporting are conducted on behalf of the Operator by our authorized Merchant of Record: Paddle.com Market Limited (United Kingdom), together with its Paddle group companies.

When you subscribe to PlanFizjo:

• Paddle acts as the direct seller and collects your payment credentials, billing address, tax identification numbers, and contact details to fulfill the commercial order and handle tax compliance. In this respect Paddle is an independent data controller.
• The Operator never sees, stores, or processes complete credit card details, banking credentials, or card security codes on PlanFizjo servers.
• The Operator receives from Paddle the data needed to perform the contract and provision your instance, in particular the clinic name, email address, billing address, and VAT number.

For complete information on how Paddle processes and protects your personal financial data, please consult the Paddle Privacy Policy.

4. Personal Data We Collect & How We Collect It

We collect and process personal data across the following categories:

A. Account Registration & Master Administrator Data

• Data fields: full name of the clinic owner/administrator, professional email address, clinic name, address and country, and VAT number — provided during the subscription purchase (via Paddle) or in support requests.
• Purpose: to verify B2B identity, provision isolated application instances, transmit initial administrator login credentials, and handle technical support tickets.
• Legal basis: performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR / nFADP).

B. Contact & Website Use

• Data fields: name, email address, and message text submitted through the contact form; IP address and browser technical data processed when the site loads; your language preference stored locally in your browser (localStorage), which is not transmitted to us.
• Purpose: to answer your inquiry, present our offering, and keep the website working correctly and securely.
• Legal basis: steps taken at your request prior to entering into a contract (Art. 6(1)(b) GDPR) and legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR / nFADP).

C. Technical Security & System Telemetry Logs

• Data fields: IP addresses, browser types, device operating systems, session timestamps, and authentication log tokens generated during active system usage.
• Purpose: to monitor service availability, enforce application security, prevent unauthorized account access, and debug infrastructure issues.
• Legal basis: legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR / nFADP) to protect system integrity and maintain our target infrastructure service levels.

D. Clinic User Data

Names, professional email addresses, and assigned roles (e.g., receptionist, physiotherapist) of users created by the clinic's administrator are used to manage workspace permissions and authenticate logins. We process this data as a Data Processor on behalf of the Client under the DPA (see Section 2) — the Client is the controller of this data.

5. Sub-Processors & Data Infrastructure

All core cloud infrastructure and application databases for PlanFizjo are hosted within secure, enterprise-grade facilities located in the European Economic Area (EEA). We use the following providers:

Where data is transferred outside the EEA or Switzerland, this takes place on the basis of adequacy decisions (such as the EU–US Data Privacy Framework and the Swiss–US Data Privacy Framework) or standard contractual clauses, depending on the provider.

The sub-processors engaged for data that Clients entrust to us within the application are listed in the DPA, which also sets out the procedure for changes to that list.

6. Technical & Organizational Security Measures (TOMs)

The Operator implements multi-layered security measures to protect personal data managed within the system:

• Encryption in transit: all traffic between your web browser, our API gateways, and cloud infrastructure is encrypted using Transport Layer Security (TLS 1.3).
• Encryption at rest & Application-Layer Encryption (ALE): database blocks are encrypted via AES-256. Fields containing identifying data — including patient names, staff names, and internal operational notes — are subjected to independent Application-Layer Encryption (ALE) using per-tenant encryption keys before being committed to persistent storage.
• Logical isolation: client instances are logically isolated within dedicated database schemas (Hotel Plan) or fully independent, dedicated database deployments (House Plan).

A detailed description of these measures is provided in Section 6 of the DPA.

7. Data Retention & Deletion

• Active accounts: we retain account data for as long as your subscription remains active. Technical logs are kept for 30 days.
• Appointments and their history: appointments are deleted 18 months after their date, the history of deleted appointments 60 days after deletion, and the history of changes to appointments 60 days after the appointment date. See Section 11 of the DPA for details.
• Post-termination: following account cancellation or subscription expiration, your workspace data enters a 30-day extraction window. Upon expiration of this window, all application database rows, user profiles, and associated operational records are permanently purged and overwritten from active servers, and removed from backups as those backups expire, as detailed in Sections 10 and 11 of the DPA.
• Contact form inquiries: retained for as long as necessary to handle your inquiry and any follow-up correspondence.
• Statutory accounting records: basic corporate accounting records, tax invoices generated by Paddle, and official correspondence are retained for up to ten (10) years in accordance with Swiss statutory record-keeping obligations.

8. Your Data Protection Rights

Under Swiss data protection law (nFADP) and the EU General Data Protection Regulation (GDPR), you have the following rights regarding personal data processed by us in our capacity as a Data Controller:

• Right of access: request confirmation and copies of personal data held about you.
• Right to rectification: request correction of inaccurate or incomplete personal records.
• Right to erasure ("right to be forgotten"): request permanent deletion of your personal account data, provided retention is not mandated by law.
• Right to restrict or object: object to data processing carried out on the grounds of legitimate interest.
• Right to data portability: request a structured, machine-readable export of your administrative account information.

To exercise any of these rights, please submit a written request to kontakt@planfizjo.pl.

If you are a patient seeking to exercise privacy rights regarding scheduling entries held within a specific clinic's account, please contact the clinic directly (as the Data Controller). Under Section 8 of our DPA, the Operator forwards any direct patient inquiries to the relevant clinic administrator within 48 hours.

You also have the statutory right to lodge a complaint with the competent supervisory authority:

• Switzerland: Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC / EDÖB).
• European Union / Poland: Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

9. Changes to This Privacy Policy

We reserve the right to update this Privacy Policy to reflect technical platform enhancements, updated sub-processors, or evolving regulatory frameworks. Material changes will be communicated to registered account administrators via in-platform alerts or email notifications at least thirty (30) days before taking effect.

10. Contact Us

For any privacy-related questions, data protection inquiries, or requests regarding this Privacy Policy, please contact:

Karolina Gasecka Digital Studio
Attn: Data Protection
Canton of Zürich, Switzerland
Email: kontakt@planfizjo.pl