1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa prawnie wiążące zasady, warunki oraz ramy operacyjne korzystania z aplikacji PlanFizjo świadczonej w modelu Software-as-a-Service („System”).

System został zaprojektowany, jest własnością i jest obsługiwany przez szwajcarską jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną jako Karolina Gasecka Digital Studio, z siedzibą w Kantonie Zurych w Szwajcarii (dalej zwaną „Operatorem”).

Jako jednoosobowa działalność gospodarcza na wczesnym etapie rozwoju, działająca poniżej ustawowych szwajcarskich progów przychodowych, Operator jest prawnie zwolniony z obowiązku rejestracji w szwajcarskim rejestrze handlowym (Handelsregister) oraz nie posiada szwajcarskiego numeru VAT ani NIP/UID. Wszelkie globalne rozliczenia oprogramowania, przestrzeganie przepisów podatkowych związanych z transakcjami oraz zautomatyzowane fakturowanie są realizowane w imieniu Operatora przez podmiot Creem (Armitage Labs OÜ, Estonia) działający jako zewnętrzny Agent Rozliczeniowy (Merchant of Record).

Zakres usług jest ściśle ograniczony do dostarczania opartej na chmurze konfiguracji do planowania wizyt administracyjnych B2B dla gabinetów medycznych, rehabilitacyjnych i fizjoterapeutycznych. Niniejszy Regulamin stosuje się do wszystkich procesów rejestracji firm, korzystania z konta oraz interakcji administracyjnych z platformą.

2. Definicje

W ramach niniejszego Regulaminu poniższe pojęcia pisane wielką literą mają następujące przypisane im znaczenia:

  • Operator: Szwajcarska jednoosobowa działalność gospodarcza (sole proprietorship), której właścicielką i operatorką jest Karolina Gasecka z siedzibą w Zurychu (Szwajcaria), działająca jako dostawca oprogramowania PlanFizjo.
  • Klient: Podmiot prawny, przedsiębiorstwo lub samozatrudniony specjalista ds. opieki zdrowotnej, który zawiera Umowę poprzez zakup subskrypcji oprogramowania.
  • Użytkownik: Pracownik, recepcjonista lub upoważniony specjalista Klienta, któremu przydzielono unikalną rolę logowania w ramach konta Klienta.
  • System: Aplikacja internetowa "PlanFizjo", obejmująca całą strukturę kodu, schematy baz danych, algorytmy planowania, interfejsy wizualne oraz aktualizacje.
  • Subskrypcja: Cykliczny, miesięczny model komercyjny, w ramach którego Klient uzyskuje dostęp do Systemu w ramach wybranego Planu Usług, co wyraźnie obejmuje zarówno aktywne promocyjne okresy próbne, jak i kolejne płatne okresy rozliczeniowe.
  • Instancja: Odizolowane środowisko operacyjne wdrożone w celu bezpiecznego przechowywania danych kliniki Klienta. W Planie Hotel Instancja odpowiada dedykowanemu schematowi PostgreSQL w ramach współdzielonej bazy danych; w Planie Dom odpowiada w pełni niezależnemu, dedykowanemu wdrożeniu bazy danych.
  • Plan Hotel: Współdzielony poziom usług infrastruktury chmurowej, w którym aktywna Instancja Klienta — dedykowany schemat PostgreSQL w ramach współdzielonej bazy danych — jest logicznie odizolowana od innych najemców i zabezpieczona indywidualnym kluczem szyfrującym.
  • Plan Dom: W pełni dedykowany poziom usług projektu chmurowego, zapewniający całkowitą fizyczną izolację infrastruktury, w którym Klient uruchamia swoją aktywną Instancję na całkowicie niezależnym wdrożeniu, z opcją uruchomienia do czterech (4) dodatkowych Instancji w ramach tego samego projektu po obniżonej stawce, do łącznego limitu pięciu (5) aktywnych Instancji na projekt.
  • Dane: Wszelkie informacje operacyjne wprowadzone bezpośrednio do Systemu przez Użytkowników Klienta, obejmujące administracyjne wiersze harmonogramu, przedziały czasowe, historyczne rekordy wizyt, skonfigurowane rodzaje zabiegów, kategorie klasyfikacji pacjentów ("typy pacjentów") oraz wewnętrzne operacyjne tygodniowe notatki tekstowe. Klient przyjmuje do wiadomości, że notatki tekstowe są przeznaczone wyłącznie do operacyjnego zarządzania gabinetem (takie jak nieobecności personelu, ogłoszenia porządkowe lub wewnętrzne przypomnienia dotyczące harmonogramu) i nie stanowią kanału do prowadzenia dokumentacji klinicznej ani dokumentacji zdrowotnej pacjentów. Zarówno strukturalne pola PII (takie jak imiona i nazwiska pacjentów), jak i te notatki operacyjne są w pełni objęte mechanizmem szyfrowania na poziomie warstwy aplikacji Systemu jako standardowy środek bezpieczeństwa w ramach obrony wielowarstwowej (defense-in-depth); zastosowanie szyfrowania do tych pól nie stanowi zwolnienia ani wyjątku od określonego w DPA zakazu przechowywania dokumentacji klinicznej, historii medycznych ani danych szczególnych kategorii.
  • Umowa: Prawnie wiążąca umowa o świadczenie usług zawarta pomiędzy Operatorem a Klientem, składająca się z niniejszego Regulaminu oraz Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).

3. Zawarcie umowy i rejestracja

System został skonfigurowany wyłącznie do użytku komercyjnego w relacjach biznesowych (B2B) przez działające podmioty medyczne. Rejestracja przez indywidualnych konsumentów prywatnych (B2C) jest surowo zabroniona.

Umowa zostaje formalnie zawarta w momencie, gdy Klient przejdzie pomyślnie przez cyfrowy proces rejestracji subskrypcji (w tym aktywacji wersji próbnych) za pośrednictwem zautomatyzowanego interfejsu płatniczego Creem, do którego link znajduje się na platformie.

Po pomyślnej autoryzacji transakcji lub weryfikacji zapisu na okres próbny przez podmiot Creem, Operator przeprowadzi ręczną weryfikację, walidację oraz konfigurację wybranego przez Klienta środowiska pracy. Operator zastrzega sobie czas na obsługę zgłoszenia i uruchomienie systemu wynoszący do pięciu (5) dni roboczych od daty początkowej rejestracji na zakończenie procesu wdrożenia i przesłanie początkowych, tymczasowych danych logowania do głównego konta administratora przestrzeni roboczej (konta typu root) na wskazany służbowy adres e-mail. To konto nadrzędne zapewnia Klientowi strukturalny dostęp do panelu administracyjnego systemu w celu konfiguracji kolejnych kont wieloużytkownikowych oraz przypisywania zróżnicowanych ról i uprawnień. Klient jednoznacznie oświadcza, że wszystkie informacje biznesowe przesłane podczas tego procesu są autentyczne, dokładne i aktualne.

4. Zakres świadczonych usług

Operator przyznaje Klientowi niewyłączną, niezbywalną licencję na dostęp i korzystanie z platformy PlanFizjo za pośrednictwem standardowych przeglądarek internetowych do wewnętrznych celów zarządzania gabinetem, odwołalną natychmiastowo w przypadku istotnego naruszenia niniejszego Regulaminu, potwierdzonego braku płatności lub rozwiązania Umowy. Główny zakres usług SaaS obejmuje:

  • Dostęp do internetowego interfejsu planowania wizyt PlanFizjo w czasie rzeczywistym z poziomu przeglądarki.
  • Bezpieczny hosting i przechowywanie danych aktywnej przestrzeni roboczej Klienta w strukturze chmurowej platformy Google Cloud Platform zlokalizowanej na obszarze Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), dostosowany do wybranego planu subskrypcji:
    • Wdrożenie w Planie Hotel: Dane są hostowane w ramach współdzielonego, profesjonalnie zarządzanego środowiska chmurowego, logicznie odizolowane we własnym dedykowanym schemacie PostgreSQL w ramach współdzielonej bazy danych i zabezpieczone indywidualnym kluczem szyfrującym.
    • Wdrożenie w Planie Dom: Dane są hostowane w całkowicie niezależnym, fizycznie odizolowanym projekcie chmurowym dedykowanym wyłącznie organizacji Klienta, z techniczną możliwością dodawania do czterech (4) dodatkowych Instancji klinik do tego samego bezpiecznego kontenera projektu, do łącznego limitu pięciu (5) Instancji na projekt.
  • Wdrażanie regularnych poprawek oprogramowania, uaktualnień optymalizacyjnych oraz aktualizacji funkcjonalnych bez dodatkowych opłat.
  • Standardowe wsparcie techniczne świadczone przede wszystkim za pośrednictwem natywnego, wbudowanego w System interfejsu zgłoszeniowego (systemu ticketowego), z zastrzeżeniem, że pomoc drogą mailową jest rezerwowana wyłącznie dla problemów konfiguracyjnych przed ostatecznym uruchomieniem Instancji.

System jest udostępniany wyłącznie jako administracyjne narzędzie do planowania wizyt. Nie zapewnia on porad medycznych, ocen diagnostycznych ani weryfikacji leczenia. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za faktyczną opiekę nad pacjentem i operacje kliniczne.

5. Opłaty i płatności

Dostęp do Systemu podlega cyklicznej opłacie komercyjnej rozliczanej w miesięcznym cyklu bilingowym. Stawki cenowe subskrypcji są utrzymywane w sposób przejrzysty na publicznym interfejsie marketingowym platformy lub wyszczególnione bezpośrednio na ekranie kasy Creem. Wszelkie opłaty subskrypcyjne są denominowane i pobierane wyłącznie w EUR. Ceny wyrażone w PLN prezentowane na publicznym interfejsie marketingowym platformy mają charakter orientacyjny i mogą ulegać zmianom w zależności od aktualnego kursu wymiany walut w momencie rozliczenia. Podane ceny są cenami netto (bez VAT). Dla podmiotów gospodarczych posiadających ważny numer VAT UE transakcja podlega procedurze odwrotnego obciążenia (Reverse Charge) — VAT rozlicza nabywca we własnym kraju według obowiązującej stawki lokalnej.

Wszystkie płatności subskrypcyjne, autoryzacje kart, cykliczne odnowienia oraz raportowanie podatków transakcyjnych są bezpiecznie obsługiwane przez podmiot Creem jako autoryzowanego Agenta Rozliczeniowego. Opłata subskrypcyjna jest automatycznie pobierana z powiązanego ramowo instrumentu płatniczego Klienta na początku każdego miesięcznego cyklu i nie podlega zwrotowi po rozpoczęciu danego okresu.

Jeżeli podmiot Creem nie przetworzy cyklicznej płatności (np. z powodu wygaśnięcia karty lub braku środków), Operator zastrzega sobie prawo do automatycznego zawieszenia dostępu do Instancji Klienta, w tym do wszystkich podrzędnych kont pracowników, po upływie siedmiodniowego (7) okresu karencji. Dostęp pozostanie ograniczony do momentu uregulowania zaległości.

6. Obowiązki Operatora

Operator zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności zawodowej, zgodnej ze standardami branżowymi, w celu utrzymania aktywności infrastruktury chmurowej, dążąc do zapewnienia docelowego poziomu dostępności systemu (SLA) na poziomie 99,5% w stosunku rocznym, z wyłączeniem planowanych przerw technicznych. Klient wyraźnie przyjmuje do wiadomości i zgadza się, że wskazany wskaźnik SLA stanowi niewiążący cel operacyjny, a nie gwarancję strukturalną. Nieosiągnięcie tego celu operacyjnego nie uprawnia Klienta do jakichkolwiek rekompensat finansowych, przedłużenia okresu świadczenia usług, obniżek abonamentu ani jakichkolwiek innych środków ochrony prawnej.

Planowane przerwy techniczne wymagane do migracji baz danych, aktualizacji sprzętu lub kluczowych optymalizacji systemu będą planowane w miarę możliwości w godzinach najmniejszego obciążenia (czasu szwajcarskiego). Operator powiadomi Klienta o wszelkich przewidywanych przerwach trwających dłużej niż piętnaście (15) minut za pośrednictwem komunikatu w systemie lub wiadomości e-mail wysłanej do administratora z co najmniej dwudziestoczterogodzinnym (24) wyprzedzeniem.

Zgłoszenia wsparcia technicznego muszą być przekazywane przez administratora Klienta w sposób uporządkowany za pośrednictwem wbudowanego interfejsu zgłoszeniowego (systemu ticketowego) dostępnego natywnie wewnątrz Systemu. Ten moduł zgłoszeń stanowi jedyny oficjalny kanał pomocy technicznej. Operator dąży do zapewnienia standardowego czasu reakcji i wstępnej oceny technicznej dla prawidłowo przesłanych zgłoszeń w ciągu czterdziestu ośmiu (48) godzin w dni robocze.

7. Obowiązki Klienta

Klient przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność operacyjną za wszelkie działania podejmowane w ramach przyznanej mu Instancji i jednoznacznie zobowiązuje się do:

  • Zarządzania panelem administracyjnym przestrzeni roboczej z należytą starannością zawodową, wymuszania rygorystycznych zasad higieny bezpieczeństwa haseł na wszystkich utworzonych podkontach oraz natychmiastowego modyfikowania uprawnień lub odbierania dostępu pracownikom, których stosunek pracy uległ zakończeniu lub którzy nie są już upoważnieni przez gabinet.
  • Zakazu udostępniania indywidualnych danych logowania użytkowników pomiędzy wieloma pracownikami gabinetu, specjalistami lub recepcjonistami, dbając o to, aby każda osoba korzystała wyłącznie z unikalnie przypisanego profilu i roli użytkownika.
  • Korzystania z platformy wyłącznie do zgodnych z prawem procesów biznesowych, zapewniając, że żadne złośliwe skrypty, boty do automatycznego scrapingu ani nieautoryzowane algorytmy testów obciążeniowych nie będą kierowane na architekturę systemu.
  • Powstrzymania się od kopiowania, modyfikowania, dekompilacji lub prób inżynierii wstecznej jakiegokolwiek elementu interfejsu planowania wizyt, wielopoziomowych warstw uprawnień lub struktur baz danych.

8. Ochrona danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych wprowadzanych do Systemu (takich jak dane użytkowników i imiona oraz nazwiska pacjentów) podlega kompleksowo przepisom odrębnej, prawnie wiążącej Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA). DPA jest zintegrowana z niniejszym stosunkiem prawnym przez odesłanie i stanowi integralny, nierozerwalny załącznik do Umowy. Aktualna wersja DPA jest publicznie dostępna i możliwa do zweryfikowania w dowolnym momencie pod dedykowaną ścieżką zasobów: /dpa/pl.

9. Własność intelektualna

Wszelkie prawa własności intelektualnej, prawa autorskie, układy graficzne, prawa do baz danych, kody źródłowe, znaki towarowe oraz zasoby brandingowe powiązane z oprogramowaniem PlanFizjo pozostają wyłączną i absolutną własnością Operatora.

Klientowi nie jest sprzedawany kod oprogramowania. Na czas trwania aktywnego i opłaconego Abonamentu Klient otrzymuje ograniczoną, niewyłączną, niezbywalną i w pełni odwołalną licencję użytkownika na dostęp do portalu internetowego wyłącznie na potrzeby własnej działalności operacyjnej. Jakiekolwiek nieautoryzowane użycie, replikacja brandingu lub modyfikacja struktury aplikacji stanowi natychmiastowe naruszenie prawa autorskiego i skutkuje natychmiastowym rozwiązaniem Umowy.

10. Odpowiedzialność

Z uwagi na to, że System jest specjalistycznym, niskokosztowym narzędziem administracyjnym do planowania, odpowiedzialność Operatora jest ściśle zarządzana w celu ochrony osobistego bezpieczeństwa finansowego szwajcarskiej struktury jednoosobowej działalności gospodarczej:

  • System jest dostarczany w stanie „w jakim się znajduje” (as-is) i „w miarę dostępności” (as-available), bez jakichkolwiek gwarancji, wyraźnych lub dorozumianych. Cel operacyjny określony w Sekcji 6 jest wyłączony z jakichkolwiek dorozumianych gwarancji przydatności do świadczenia usług.
  • Operator wyraźnie zrzeka się i wyłącza wszelką odpowiedzialność operacyjną za jakiekolwiek szkody pośrednie, przypadkowe, szczególne lub następcze. Obejmuje to w szczególności utratę zysków biznesowych, niedobory przychodów gabinetu, utracone sesje pacjentów, zakłócone harmonogramy specjalistów lub szkody wizerunkowe poniesione przez Klienta, a wynikające z niedostępności systemu, błędów oprogramowania lub przerw w działaniu infrastruktury.
  • Operator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu infrastruktury, opóźnienia w dostarczaniu danych lub problemy z dostępnością systemu spowodowane awariami sieci po stronie Google Cloud Platform, Cloudflare lub lokalnego dostawcy usług internetowych Klienta.
  • W każdym przypadku, maksymalna łączna odpowiedzialność finansowa Operatora z tytułu wszystkich połączonych roszczeń wynikających z niniejszej relacji lub z nią związanych (w tym z tytułu potwierdzonych naruszeń operacyjnych celów dostępności serwisu) będzie ściśle ograniczona do łącznej kwoty opłat netto uiszczonych przez danego Klienta na rzecz Creem w ciągu trzech (3) miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie wywołujące odpowiedzialność.

11. Czas trwania i rozwiązanie umowy

Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony i pozostaje aktywna w ujęciu z miesiąca na miesiąc, pokrywając się z cyklicznym okresem rozliczeniowym Klienta. W przypadku, gdy Klient zarejestruje się w ramach promocyjnego 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego, bieg 14 dni kalendarzowych okresu próbnego rozpoczyna się oficjalnie dopiero w dniu przesłania przez Operatora wiadomości e-mail potwierdzającej pomyślne wdrożenie i zawierającej dane logowania. Gwarantuje to Klientowi pełne 14 dni faktycznego dostępu do aplikacji. Klient może anulować subskrypcję w dowolnym momencie trwania tego aktywnego 14-dniowego okresu próbnego za pośrednictwem Panelu Billingowego Klienta obsługiwanego przez Creem, aby zapobiec automatycznemu pobraniu opłat komercyjnych. Jeżeli rezygnacja nie zostanie zarejestrowana przed upływem czternastego aktywnego dnia, podmiot Creem automatycznie pobierze standardową miesięczną opłatę subskrypcyjną z powiązanego instrumentu płatniczego.

12. Zmiany Regulaminu

Operator zastrzega sobie prawo do zmiany lub zastąpienia niniejszego Regulaminu w dowolnym momencie w celu odzwierciedlenia nowych funkcji oprogramowania, ewoluującej infrastruktury lub aktualizacji szwajcarskich i europejskich przepisów o ochronie danych.

Klienci będą z wyprzedzeniem informowani o istotnych zmianach w treści regulaminu za pośrednictwem wewnętrznego alertu w panelu platformy lub powiadomienia e-mail wysłanego na główne konto administratora co najmniej trzydzieści (30) dni kalendarzowych przed wejściem zmian w życie. Powiadomienie będzie wyraźnie określać datę wejścia w życie nowego Regulaminu.

Jeżeli Klient nie wyraża zgody na zaktualizowany Regulamin, musi zaprzestać korzystania z platformy i anulować swoją subskrypcję za pośrednictwem panelu Creem przed upływem 30-dniowego okresu wypowiedzenia. Dalsze logowanie się do Systemu PlanFizjo po dacie wejścia zmian w życie stanowi całkowitą, prawnie wiążącą akceptację zmienionego Regulaminu Świadczenia Usług.

Klient wyraźnie przyjmuje do wiadomości i zgadza się, że aktualizacje strukturalne lub zmiany techniczne dotyczące podmiotów przetwarzających (sub-processorów) infrastrukturę będą wyłączone z tego ogólnego 30-dniowego okresu i będą zamiast tego podlegać szczegółowej, czternastodniowej (14) procedurze powiadomienia określonej w Sekcji 5 zintegrowanej Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA).

13. Postanowienia końcowe

Niniejszy Regulamin, wraz ze zintegrowaną Umową Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (DPA), stanowi kompletną i wyłączną umowę prawną pomiędzy Klientem a Operatorem w odniesieniu do platformy.

  • Klauzula salwatoryjna: Jeśli jakiekolwiek konkretne postanowienie niniejszego Regulaminu zostanie uznane za nieważne, niezgodne z prawem lub niewykonalne przez właściwy sąd, to konkretne postanowienie zostanie zmodyfikowane w minimalnym stopniu niezbędnym do nadania mu mocy prawnej, podczas gdy wszystkie pozostałe postanowienia będą nadal obowiązywać w pełnym, nieograniczonym zakresie.
  • Pozasądowe rozstrzyganie sporów: Ponieważ niniejsza umowa stanowi wyłączną strukturę komercyjną business-to-business (B2B), programy mediacji konsumenckiej oraz alternatywne sądy polubowne dla konsumentów nie mają zastosowania.
  • Prawo właściwe: Niniejsza Umowa, jej interpretacja oraz wszelkie zobowiązania umowne lub pozaumowne z niej wynikające podlegają wyłącznie przepisom prawa materialnego Szwajcarii, z całkowitym wyłączeniem Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG).
  • Sąd właściwy: Sądy powszechne Kantonu Zurych w Szwajcarii (z wyłączną właściwością miejscową zastrzeżoną dla Sądu Rejonowego w Zurychu / Bezirksgericht Zürich) posiadają jedyną, absolutną i wyłączną jurysdykcję do rozpoznawania i rozstrzygania wszelkich roszczeń prawnych, sporów lub procesów wynikających z niniejszego Regulaminu lub z nim związanych.

1. General provisions

These Terms of Service ("Terms") define the legally binding rules, conditions, and operational frameworks for utilizing the PlanFizjo Software-as-a-Service application ("System").

The System is engineered, owned, and operated by the Swiss sole proprietorship registered as Karolina Gasecka Digital Studio, located in the Canton of Zürich, Switzerland (hereinafter referred to as the "Operator").

As an early-stage individual sole proprietorship operating below the statutory Swiss revenue thresholds, the Operator is legally exempt from mandatory registration in the Swiss Commercial Register and does not maintain a Swiss VAT/UID number. All global software billing, transactional tax compliance, and automated invoicing are executed on behalf of the Operator by Creem (Armitage Labs OÜ, Estonia) acting as the third-party Merchant of Record.

The scope of services is strictly limited to providing cloud-based B2B administrative appointment scheduling configurations for medical, rehabilitation, and physiotherapy clinics. These Terms apply to all corporate onboarding, account usage, and administrative interactions with the platform.

2. Definitions

Within these Terms, the following capitalized terms shall have the designated meanings:

  • Operator: The Swiss sole proprietorship owned and operated by Karolina Gasecka in Zürich, Switzerland, acting as the software provider of PlanFizjo.
  • Client: The legal entity, business, or self-employed healthcare professional that concludes the Agreement by purchasing a software subscription.
  • User: An employee, receptionist, or authorized practitioner of the Client who has been provisioned a unique login role under the Client's account umbrella.
  • System: The "PlanFizjo" web-based software application, including all its code bases, database schemas, planning algorithms, visual interfaces, and updates.
  • Subscription: The recurring commercial model via which the Client accesses the System under a chosen Service Plan, explicitly encompassing both active promotional free trial tiers and subsequent paid billing periods.
  • Instance: The isolated operational environment provisioned to securely hold the Client’s clinic records. In the Hotel Plan this corresponds to a dedicated PostgreSQL schema within a shared database; in the House Plan it corresponds to a fully independent, dedicated database deployment.
  • Hotel Plan: A shared cloud infrastructure service tier where the Client’s active Instance — a dedicated PostgreSQL schema within a shared database — is logically isolated from other tenants and secured via an individual encrypted key.
  • House Plan: A fully dedicated cloud project service tier providing complete physical infrastructure isolation, where the Client runs its active Instance on an entirely independent deployment with the option to provision up to four (4) additional Instances within the same project at a reduced rate, up to a maximum of five (5) active Instances per project.
  • Data: All operational information inputted directly into the System by the Client’s Users, encompassing administrative scheduling rows, timeslots, historical appointment records, configured treatment types, patient classification categories ("patient types"), and internal operational weekly text notes. The Client acknowledges that text notes are designed exclusively for operational clinic management purposes (such as staff absences, facility announcements, or internal scheduling reminders) and are not intended as a channel for clinical documentation or patient health records. Both structural PII fields (such as patient names) and these free-text operational notes are fully subject to the System’s application-layer encryption mechanism as a standard defense-in-depth safety measure; the application of encryption to these fields does not constitute a waiver of, or exception to, the DPA’s restriction against storing clinical files, medical histories, or special category health data.
  • Agreement: The legally binding service contract formed between the Operator and the Client, comprised of these Terms and the Data Processing Addendum (DPA).

3. Conclusion of agreement and registration

The System is structured exclusively for commercial business-to-business (B2B) use by operating healthcare providers. Registration by individual private consumers (B2C) is strictly prohibited.

The Agreement is formally concluded the moment the Client completes the digital subscription signup flow (including free trial activations) via the automated Creem checkout interface linked on the platform.

Following successful transaction authorization or trial enrollment verification by Creem, the Operator shall manually review, validate, and provision the Client's chosen workspace environment. The Operator reserves a processing buffer of up to five (5) working days from the date of initial registration to complete this provisioning sequence and transmit the initial temporary root-level workspace administrator login credentials to the designated corporate email address. This master account grants the Client structural access to the system's administration panel to configure subsequent multi-user accounts and assign distinct roles and permissions. The Client explicitly warrants that all business information submitted during this flow is authentic, accurate, and current.

4. Scope of services

The Operator grants the Client a non-exclusive, non-transferable right to access and use the PlanFizjo platform via standard web browsers for internal clinic management purposes, revocable immediately upon material breach of these Terms, confirmed non-payment, or termination of the Agreement. The core SaaS provisions include:

  • Browser-based, real-time access to the PlanFizjo internal appointment scheduling interface.
  • Secure cloud storage and hosting of the Client's active workspace on Google Cloud Platform infrastructure located within the European Economic Area (EEA), tailored to the selected subscription tier:
    • Hotel Plan Provisioning: Data is hosted within a shared, professionally managed cloud environment, logically isolated within its own dedicated PostgreSQL schema and secured with an individual encryption key.
    • House Plan Provisioning: Data is hosted within a completely independent, physically isolated cloud project solely dedicated to the Client's organization, with the architectural capacity to add up to four (4) additional clinic Instances to the same secure project container, for a maximum total of five (5) Instances per project.
  • Deployment of regular software patches, optimization upgrades, and functionality updates without additional fees.
  • Standard technical support delivered primarily through the System's native, built-in ticketing interface, with electronic mail support reserved strictly for onboarding issues prior to successful Instance provisioning.

The System is provided solely as an administrative scheduling tool. It does not provide medical advice, diagnostic evaluations, or treatment verification. The Client retains absolute liability for actual patient care and clinical operations.

5. Fees and payments

Access to the System is subject to a recurring commercial fee structured on a month-to-month billing cycle. Subscription pricing rates are maintained transparently on the platform's public marketing interface or detailed directly within the Creem checkout display. All subscription fees are denominated and billed exclusively in EUR. Any pricing shown in PLN on the platform's public marketing pages is indicative only and may vary based on the applicable currency exchange rate at the time of billing. All prices quoted are net prices (exclusive of VAT). For business entities holding a valid EU VAT registration number, the reverse charge mechanism applies — the recipient accounts for VAT in their own jurisdiction at the applicable local rate.

All subscription payments, card authorizations, recurring renewals, and transactional tax reporting are handled securely by Creem as the authorized Merchant of Record. The subscription fee is automatically billed to the Client's connected payment method at the start of each monthly cycle and is entirely non-refundable once the period has commenced.

If Creem fails to process a recurring payment (e.g., due to an expired card or insufficient funds), the Operator reserves the right to automatically suspend access to the Client's Instance, including all subordinate employee accounts, following a grace period of seven (7) calendar days. Access will remain restricted until outstanding balances are resolved.

6. Operator obligations

The Operator agrees to exert professional, industry-standard diligence to keep the cloud infrastructure active, aiming for a Target Service Level Agreement (SLA) availability of 99.5% on an annual average basis, excluding planned downtime. The Client explicitly acknowledges and agrees that this SLA constitutes a non-binding operational performance target rather than a structural warranty. Missing this operational target shall not entitle the Client to any financial credits, service extensions, billing deductions, or contractual remedies of any kind.

Planned maintenance windows required for database migration, hardware upgrades, or core system optimizations will be scheduled during off-peak hours (Zürich time) whenever possible. The Operator will notify the Client of any anticipated interruptions lasting longer than fifteen (15) minutes via an in-system alert or administrative email at least twenty-four (24) hours in advance.

Technical support requests must be submitted systematically by the Client's administrator through the built-in ticketing interface available natively within the System. This ticketing platform constitutes the exclusive official support channel. The Operator aims to provide a standard response and initial technical assessment for validly submitted tickets within forty-eight (48) hours during business days.

7. Client obligations

The Client assumes full operational responsibility for all activity occurring under their provisioned Instance and explicitly agrees to:

  • Manage the workspace administration panel with professional diligence, enforcing rigid password security hygiene across all created sub-accounts, and immediately adjusting permissions or revoking access privileges for employees who are terminated or no longer authorized by the clinic.
  • Prohibit the sharing of individual user account credentials between multiple clinic employees, medical practitioners, or receptionists, ensuring every person utilizes a uniquely assigned user profile and role.
  • Utilize the platform strictly for lawful business workflows, ensuring that no malicious scripts, automated scraping bots, or unauthorized stress-testing algorithms are directed at the system architecture.
  • Refrain from copying, modifying, decompiling, or attempting to reverse-engineer any component of the planning interface, multi-tenant permission layers, or database structures.

8. Personal data protection

The handling and processing of personal data inputted into the System (such as employee users and patient names) are governed comprehensively by a separate, legally binding Data Processing Addendum (DPA). The DPA is seamlessly integrated into this relationship by reference and forms an essential, non-severable annex to the Agreement. The current version of the DPA is publicly accessible and reviewable at any time at the dedicated resource path: /dpa/en.

9. Intellectual property

All intellectual property rights, copyrights, design layouts, database rights, source codes, trademarks, and branding assets associated with the PlanFizjo software remain the absolute and exclusive property of the Operator.

The Client is not sold any software code. For the active duration of the paid Subscription, the Client is granted a limited, non-exclusive, non-transferable, and fully revocable user license to access the web portal solely for its internal business operations. Any unauthorized use, branding replication, or derivation of the application framework constitutes an immediate breach of copyright law and will result in instant termination of the Agreement.

10. Liability

As the System is a specialized, low-cost administrative scheduling asset, the Operator’s liability is strictly managed to protect the personal financial security of the Swiss sole proprietorship entity:

  • The System is provided on an "as-is" and "as-available" basis without warranties of any kind, whether express or implied. The operational target specified in Section 6 is excluded from any implied warranties of fitness for service.
  • The Operator explicitly disclaims and waives all liability for any indirect, incidental, special, or consequential damages. This includes, without limitation, loss of business profits, clinic revenue shortfalls, missed patient sessions, disrupted practitioner schedules, or reputational damages incurred by the Client resulting from system unavailability, software bugs, or infrastructure downtime.
  • The Operator cannot be held liable for infrastructure outages, data delivery lag, or system accessibility issues caused by core network drops on the part of Google Cloud Platform, Cloudflare, or the Client's local internet service provider.
  • In all scenarios, the absolute maximum aggregate financial liability of the Operator for any combined claims arising out of or related to this software relationship (including any verified breaches of operational service targets) shall be strictly capped at the total net fees paid by the specific Client to Creem for the three (3) months immediately preceding the event giving rise to liability.

11. Term and termination

The Agreement is concluded for an indefinite period and remains active on a month-to-month basis matching the Client’s recurring billing cycle. If the Client enrolls via a promotional 14-day free trial tier, the 14 calendar days of the trial relationship shall officially commence only upon the date the Operator transmits the successful provisioning email containing the initial login credentials, thereby ensuring the Client receives a full 14 days of functional application access. The Client may cancel the subscription at any point during this active 14-day trial window through the Creem Customer Billing Portal to prevent any automated commercial charges from executing. If no cancellation is recorded before the expiration of the 14th active day, Creem will automatically charge the regular monthly subscription fee to the connected payment method.

12. Changes to the Terms

The Operator reserves the right to modify or replace these Terms at any time to reflect software features, evolving infrastructure, or updates to Swiss and European data protection laws.

Clients will be proactively informed of material amendments to the text via an internal platform dashboard alert or an electronic mail notification sent to the primary master administrator account at least thirty (30) calendar days before the changes take effect. The notice will clearly specify the effective date of the new Terms.

If the Client objects to the updated Terms, they must cease using the platform and terminate their subscription via the Creem dashboard before the 30-day notice window concludes. Continued logging into the PlanFizjo System after the effective date constitutes an absolute, legally binding acceptance of the revised Terms of Service.

The Client explicitly acknowledges and agrees that structural updates or technical changes regarding infrastructure sub-processors shall bypass this general 30-day window, and shall instead follow the specific fourteen (14) day notice protocol outlined separately in Section 5 of the integrated Data Processing Addendum (DPA).

13. Final provisions

These Terms, coupled with the integrated Data Processing Addendum (DPA), constitute the complete and exclusive legal agreement between the Client and the Operator regarding the platform.

  • Severability Clause: If any specific provision of these Terms is found to be invalid, unlawful, or unenforceable by a competent court of law, that specific clause shall be modified to the minimum extent necessary to make it valid, while all remaining provisions shall continue in full, unrestricted force.
  • Alternative Dispute Resolution: Because this is an exclusive business-to-business (B2B) commercial framework, consumer protection mediation programs and alternative consumer dispute boards do not apply.
  • Governing Law: This Agreement, its interpretation, and all contractual or extra-contractual obligations resulting from it shall be governed exclusively by the substantive laws of Switzerland, completely excluding the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).
  • Place of Jurisdiction: The ordinary courts of the Canton of Zürich, Switzerland (with exclusive venue locked to the District Court of Zürich / Bezirksgericht Zürich) shall maintain sole, absolute, and exclusive jurisdiction to hear and resolve any legal claims, disputes, or lawsuits arising out of or in connection with these Terms.